Privacy verklaring

Waarom een Privacy Statement?

ESITO hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van iedereen met wie ESITO op wat voor manier ook in contact staat. Dat kan op allerlei manieren het geval zijn. Bijvoorbeeld, omdat we je helpen met het vinden van een baan of een opdracht. En wanneer dat is gelukt, omdat we onze relatie daarna voortzetten. Of omdat we een dienst verlenen of ontvangen. Of wanneer wij een referentie van of over iemand ontvangen. Of wanneer iemand onze website bezoekt.

ESITO heeft daarom dit privacy statement opgesteld ten behoeve van websitebezoekers, kandidaten, klanten, werknemers, zelfstandigen, referenten, leveranciers en verder iedereen van wie wij persoonsgegevens “verwerken” (ontvangen, bewaren, enz.).

ESITO behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacyverklaring geven wij je inzicht hoe ESITO met jouw persoonsgegevens omgaat, zoals wettelijk wordt voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij geven ook aan op welke manier jij je wettelijke rechten kunt uitoefenen, zoals het recht op inzage, wijziging en overdracht.

Wanneer mogen wij van de wet jouw persoonsgegevens bewaren?

De AVG staat het ons toe om jouw gegevens te bewaren en te verwerken in de volgende categorieën van gevallen:

Als je ESITO toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
- Bijvoorbeeld: als je op zoek bent naar werk en je daartoe bij ons inschrijft en/of daarvoor je CV gegevens bij ons (of via een jobsite) aanlevert, dan stem je er expliciet mee in, dat wij jouw gegevens hanteren om je kennis, ervaring, en ambities te toetsen aan onze huidige en toekomstige vacatures en opdrachten, om daarvoor contact met je op te nemen, en om je gegevens te delen met potentiële werkgevers.
Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent;
- Bijvoorbeeld: in het kader van een arbeidsovereenkomst is een werknemer verplicht om bij ziekte daarvan melding te doen bij de werkgever, die deze melding registreert en doorgeeft aan o.a. de bedrijfsarts.
Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ESITO rust;
- Bijvoorbeeld: wanneer ter uitvoering van een gerechtelijke uitspraak een deurwaarder ten behoeve van loonbeslag salarisgegevens met betrekking tot een bepaalde werknemer opvraagt, dan is de werkgever wettelijk verplicht die gegevens te verstrekken.
Verder (maar die gevallen komen zelden voor), mogen persoonsgegevens van de wet worden verwerkt, als dat noodzakelijk is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen; of voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van de uitoefening van openbaar gezag die aan ESITO is opgedragen; of voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ESITO of van een derde, als tenminste jouw privacyrechten niet zwaarder wegen.
Voor welk doel verzamelen wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt om de door ons aangeboden diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, werving & selectie, salarisadministratie, MSP-dienstverlening, personeelsmanagement en aanverwante diensten.

Oftewel, gegevens worden verzameld:

Om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen.
Om geschiktheid en beschikbaarheid van kandidaten te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht.
Om een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
Om een opdracht bij onze opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en die overeenkomst te onderhouden en na te komen.
Om gegevens te verwerken in het kader van pre-employment screening.
Om gewerkte uren te registreren en te verwerken in onze administratie en salarissysteem.
Om tijdens ziekte onze re-integratieverplichtingen na te kunnen komen.
Om onze wettelijke verplichtingen als bemiddelaar, werkgever of opdrachtgever na te komen, zoals in het kader van o.a. de identificatieplicht, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving en fraudebestrijding.
Voor het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers, zoals door middel van training, opleiding en testen.
Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
Om in voorkomende gevallen subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
Om inleners/opdrachtgevers beter van dienst te kunnen zijn.
Om enquêtes uit te voeren en klanttevredenheidsonderzoek te doen.
Om contactpersonen op basis van opt-in en/of opt-out te benaderen met nieuwsbrieven en voor interessante aanbiedingen van ESITO.
Om de technische werking van onze website te beheren en te verbeteren.
Met wie delen wij persoonsgegevens?

Voor de bovengenoemde doeleinden en voor zover dat gepast is en wettelijk verplicht of

toegestaan, kunnen wij jouw persoonsgegevens met de volgende categorieën personen delen:

Elk van de bedrijven in onze groep, voor zover wij deel uitmaken van een concern;
Belasting-, audit- of gerechtelijke autoriteiten;
Uitkeringsinstanties;
Mogelijke subsidiegevers;
Technische ondersteuners en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen;
IT-providers en documentopslag-providers;
Platformen voor marketingtechnologie;
Potentiële werkgevers en recruitmentbureaus;
MSP providers die door inleners zijn ingeschakeld;
Test- of assessmentbureaus, indien die diensten onderdeel uitmaken van een sollicitatie;
Trainers en opleidingsinstanties;
Screeningsbureaus die o.a. referenties natrekken en kwalificaties controleren;
Salarisadministratiebureaus of payrollorganisaties, indien uitbesteed;
Professionele adviseurs zoals advocaten en auditors;
Arbodienst/bedrijfsarts;
Fusiekandidaten, mocht ESITO op enig moment in de toekomst fuseren met of overgenomen worden door een ander bedrijf;
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van kandidaten en werknemers?

ESITO kan van kandidaten en werknemers (gedetacheerden, uitzendkrachten, vaste medewerkers enz.) de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. Uitgangspunt is dat je zelf in de eerste plaats verantwoordelijk bent voor de juistheid en volledigheid van de door jou aangedragen persoonlijke gegevens.

Kandidaat:

Naam, NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
Geboortegegevens, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat
Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
Gegevens over studie, trainingen en opleidingen
Gegevens over beschikbaarheid en verlof
Huidig salaris, emolumenten en pensioenregeling
Interesses, voorkeuren, ambities en behoeften met betrekking tot toekomstig werk
Onze eigen indrukken naar aanleiding van onze contacten met de kandidaat
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
Op vrijwillige basis andere content waarmee jij jezelf voorstelt (video, foto)
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge de wet of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet

Werknemer (gedetacheerden, uitzendkrachten, vaste medewerkers enz.); dezelfde gegevens als hierboven benoemd en daarnaast ook:

Bankrekening, IBAN nummer
Nationaliteit (indien van buiten de EU), BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning
Gegevens in het kader van een pre-employment screening
Gegevens betreffende vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan
Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
Contactpersonen voor noodgevallen
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge de wet of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet
Derden

Zoals aangegeven in paragraaf 4, kan ESITO jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van ESITO, aan opdrachtgevers, aan onderaannemers die namens ESITO diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. Ook aan andere derden, indien wij hiertoe worden verplicht door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens aan derden geschiedt uitsluitend en alleen op basis van een wettelijke grond zoals benoemd in paragraaf 2 (toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting).

Bij het inschakelen van andere bedrijven om diensten voor ESITO uit te voeren, blijft ESITO verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt ESITO contractuele afspraken over de omgang van jouw persoonsgegevens (het gebruik, de beveiliging, de bewaartermijn enz. in een zogenaamde Verwerkersovereenkomst, zodat jouw privacy gewaarborgd blijft.

Bewaartermijn

ESITO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

Voor kandidaatgegevens geldt dat indien we gedurende een periode van twee jaar geen betekenisvol contact met je hebben gehad, we jouw persoonsgegevens uit onze systemen zullen verwijderen, tenzij we in goed vertrouwen verwachten dat de wet of relevante toezichthouders van ons verlangen dat we jouw gegevens bewaren (bijvoorbeeld in verband met een verzoek van een belastingdienst of een verwacht juridisch proces).

Met een “betekenisvol contact” bedoelen we communicatie tussen jou en ons (verbaal of schriftelijk), bijvoorbeeld omdat je ons je bijgewerkte cv stuurt of wanneer je aangeeft ingeschreven te willen blijven. We zullen het ook als betekenisvol contact beschouwen indien je met ons communiceert over mogelijke functies.

Jouw rechten

Wij hechten er waarde aan dat je makkelijk gebruik kunt maken van je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hoeft alleen maar contact met ons op te nemen via info@esitopeople.nl of 070-8200338 dan wel per brief: Hoefsmid 3, 2292 JJ Wateringen.

Inzage en/of wijzigen gegevens

Jij kunt ons op elk gewenst moment verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van je verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd. Daarnaast kun je op elk gewenst moment contact met ons opnemen om je gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van je hebben, dan zullen wij dit rectificeren. Wanneer wij jouw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij je hiervan op de hoogte.

Verwerking van je gegevens beperken

Wanneer je het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van je bewaren, kun je een verzoek indienen tijdelijk de verwerking van jouw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verwerken of verspreiden van jouw gegevens tot deze naar jouw mening weer op orde zijn. Je kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment indienen. Wanneer wij verwerking van je persoonlijke gegevens beperken stellen wij je hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen

Jij kunt de persoonsgegevens die wij over jou bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opvragen. Je bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

Recht om vergeten te worden

Wanneer je geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kun je een verzoek indienen van verwijdering van al jouw persoonlijke gegevens. Je kunt ons op elk gewenst moment verzoeken al jouw gegevens te verwijderen. Je kunt daarnaast je eventueel verleende toestemming om jouw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor je toestemming had verleend staken.

Het intrekken van je toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden. Ook verwerkingen die ter uitvoering of ter afwikkeling van een met jou lopende overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting nog moeten worden uitgevoerd zijn hiervan uitgezonderd. Jouw verzoek zelf bewaren wij zolang tot zeker is dat alle contractuele en wettelijke verplichtingen zijn afgehandeld en de “vergetelheid” definitief kan worden bewerkstelligd.

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen jouw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Wij zijn verplicht jouw identiteit te controleren voordat aan je verzoeken kan worden voldaan. Je verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of jij anders verzoekt.

Voor de behandeling van jouw voornoemde verzoeken brengen wij in beginsel geen kosten in rekening, tenzij jouw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien je bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

Beveiliging

ESITO doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is ESITO met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Websitebezoek en cookies

Wanneer je de website van ESITO bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IPadres van je apparaat en van je Internet Service Provider, het besturingssysteem dat je gebruikt, datum en tijd van je bezoek, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt, de door jou bezochte pagina's en de informatie die je hebt bekeken op de website, de geo locatie waar je je bevindt en het materiaal dat je opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie als statistieken voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

Indien je geen cookies wenst te ontvangen die niet strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de basisfuncties van onze site, kun je cookies weigeren door je browserinstellingen te wijzigen.

Het afwijzen van cookies betekent echter dat het mogelijk is dat je niet van alle functies van onze website kunt profiteren. Elke browser is anders, dus bekijk het “Helpmenu” van jouw browser om te zien hoe jij je cookievoorkeuren kunt wijzigen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden van een) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door ESITO, of wil je melding doen van een (mogelijk) datalek, dan kun je schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via info@esitopeople.nl of 070-8200338 dan wel per brief: Hoefsmid 3, 2292 JJ Wateringen. Je kunt onze afdeling Juridische Zaken/ klachtenafdeling ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 070-8200338. Indien je het niet eens bent met de afhandeling van jouw vragen, opmerkingen, klachten of meldingen, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Slotbepalingen
Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.
ESITO behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen.
Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen ESITO en een betrokkene.