Implementatie incentive based contract voor onderhoud
Uitdaging voor de klant
Tijdens stilstanden van de fabriek worden grote hoeveelheden veelal repeterende werkzaamheden uitgevoerd. Veel van de werkzaamheden werden al jaren door een grote contractor uitgevoerd met wisselende resultaten. De belangen van een firma en een asset owner kunnen tegenstrijdig zijn als er geen goede afspraken en processen zijn geïmplementeerd. Hoe zorg je ervoor dat zowel de contractor als de fabriek een gelijk doelstelling heeft en in de praktijk toepast?
Oplossing
De oplossing bestaat uit 3 facetten: vertrouwen, contract en implementatie. De Esito senior consultant en projectleider hebben in samenwerking met de contractor, de fabriek, inkoop en contractmanagement het veranderproces begeleid om deze 3 facetten inhoud te geven en te realiseren.
Vertrouwen uitspreken is snel gedaan. Het echte vertrouwen tussen de partijen komt pas als afspraken worden nagekomen en resultaten worden geboekt. Vaak stranden dit soort initiatieven op een gebrekkige implementatie en onvoldoende realistische verwachtingen. Tijdens een dergelijke verandering gaan nog veel zaken mis die nog horen bij het oude gedrag. Op dat moment moet er constructief gekeken worden naar oplossingen en niet met de vinger worden gewezen. Om verwachtingen helder te krijgen zijn in het proces van contractvorming veel sessies en uitwerkingen nodig. Het duurt even voordat alle partijen dezelfde taal spreken en elkaar ‘echt’ begrijpen. Daarnaast is het belangrijk dat de inhoud van het contract richting geeft aan de implementatie in de praktijk en dat er concrete meetindicatoren, overlegstructuren en incentives zijn benoemd. Deze incentives moeten op operationeel, tactisch en strategisch niveau het juiste gedrag stimuleren bij beide partijen. Eerste stappen in de implementatie:
- Opbouwen bibliotheek van al het repeterende werk met nulmeting voor tijd en kosten
- Inhoudelijke verbetering en mobiel maken van de inspecties
- Standaardiseren en detailleren van de planning en het opnemen van nieuwe tijden voor repeterende klussen
- Verhogen efficiëntie (HoTT) door betere werkvoorbereiding en toezicht waardoor de kosten per klus afnemen
- Verkorten doorlooptijd van de stilstanden door minder uitloop van de klussen en verkorten van de rode draad
- Dashboard voor opvolging van het contract en werkstroom KPI’s
- Opstarten dagelijkse en wekelijkse overleggen om sturing te geven aan de processen en de implementatie
- Opstarten maandelijkse (tactische) contract overleggen voor monitoring van contract resultaten en incentives
Resultaat
De efficiëntie en effectiviteit van het onderhoud is verbeterd en de basis voor een lange termijn ontwikkeling van de resultaten is gelegd. Door de verdergaande integratie van de firma in het werkstroomproces is de basis gelegd voor continue verbeteren en is de fabriek in staat de kosten en de uptime te optimaliseren.
Het neergezette partnermodel is gebruikt om ook bij andere fabrieken het partnership met de maincontractor in te richten. Hierbij wordt steeds duidelijk dat het doorkopieren van een contract niet de oplossing is maar dat het proces van contractvorming en samenwerking leidt tot een partnership.
